當局擬收緊公眾查閱香港公司董事資料的範圍——潛在問題及建議
簡介
在新型冠狀病毒疫情下,全球各地均大幅增加科技在日常生活中的應用。隨著我們的生活日趨數碼化,個人資料私隱的問題,例如起底、資料洩漏、無意/未經授權的個人資料使用等情況,亦成為更急需處理的問題。
政府早前開始檢討公司登記冊(「登記冊」)所載的個人資料(例如董事的地址)是否應備存於登記冊內。財經事務及庫務局連同公司註冊處於2021年3月29日向立法會提交文件(「該方案」),建議實施現行《公司條例》於2012年訂立時已包括的新查閱制度(「新制度」)。
公眾查閱的理據
公司具有獨立於董事的「獨立法人身分」,在這個基本的法律概念下,董事的個人責任是有限的。但董事享有這項保障的同時,亦受制於「揭穿公司面紗」這個法律原則,以防止有人利用有限公司來進行詐騙,獲取不法利益。
因此,設立公眾查閱制度的重要性在於它令公眾能夠就可疑的公司交易找到幕後董事的關鍵資料(例如住址、身分證號碼)。公開這些資料,亦能為與公司交易的人士以及可能因「獨立法人身分」原則被濫用而受到不利影響的人士,提供恰當的法律追索權。
《公司條例》下的公眾查閱及其對商界和法律業界的重要性
《公司條例》第45條訂明了當局容許公眾查閱文件的目的,例如為確定公司的董事或其他高級人員的詳情。登記冊中供公眾查閱的個人資料包括註冊公司的董事的通常住址及完整身分識別號碼(「身分識別號碼」)。法律從業員及執法人員一直運用取自登記冊的這些個人資料以作不同用途,例如進行商業盡職審查、提出法律申索,以及(最重要的)就網絡詐騙提出訴訟。
進行商業盡職審查
律師事務所以及許多其他機構不時需要為客戶進行盡職審查。在商業買賣中,交易前往往需要搜尋公司註冊處的數據庫,以進行詳盡的法律盡職審查及報告,對相關交易方進行背景查核,並搜尋和核實有關公司的要員和董事的紀錄和身分。數據庫內的資料亦時常用於追蹤交易方之間及公司之間的擁有權架構。會計師事務所、銀行及金融機構亦同樣倚賴公司註冊處的數據庫來進行「認識你的客戶」審查或合規及打擊洗錢工作。
提出法律申索
在其他訴訟程序中,例如控告網絡騙徒或追討債務程序,律師亦往往需要取得及使用登記冊內的周年申報表及其他文件,以尋找有關人士及公司的地址,及送達起訴文件及後續的法律文件。在涉及小股東及勞資糾紛的案件中,律師亦需使用公司註冊處的數據庫來正確識別被告人,才能送達文件及進行申索。
新查閱制度
根據《公司條例》第2部分第7分部,新制度將會限制公眾可查閱的公司董事資料範圍,及限制公眾僅可嚴格為登記冊的合法目的而查閱資料。新制度全面實施後,將會分階段提供以下保障:
- 登記冊只會提供董事及公司秘書的通訊地址及部分身分識別號碼,供公眾查閱。
- 通常住址及完整身分識別號碼(「受保護資料」)僅供資料當事人、獲資料當事人授權的人士、公司成員、公職人員或公共機構等(「指定人士」)申請查閱。法院在認為必要或合宜的情況下可頒令准許披露上述資料。
- 在新制度開始前已向公司註冊處存檔的文件中所載的受保護資料,其資料當事人可向公司註冊處申請不提供予公眾查閱。
- 公司可以不提供受保護資料予公眾查閱。
其他司法管轄區的做法如何?
當局建議的新制度與英國公司註冊處採用的制度類似。在英國,公眾只能查閱董事的通訊地址(即送達地址),而通常住址則載於另一個設有查閱限制的登記冊,其他個人資料(包括身分識別號碼)亦無法在英國公司登記冊查閱。
在澳洲及新加坡,董事可在公開資料中提供替代地址而非通常住址供公眾查閱。
對法律業界的影響
現時,公眾可在公司註冊處的數據庫查閱董事的完整身分識別號碼及通常住址。然而,新制度僅容許公眾查閱董事身分識別號碼的部分數字及通訊地址。新制度實施後,將對企業法律顧問、律師以及執法人員的工作造成重大障礙。
企業法律顧問和律師
由於公眾將無法查閱董事的完整身分識別號碼,姓名相似的董事可能被誤認。此外,雖然董事提供的通訊地址可用來送達文件,但假如法庭文件無法按通訊地址送達給董事,公司註冊處只會在法院頒令的情況下才披露有關董事的通常住址。因此,企業法律顧問及/或律師在進行商業盡職審查及提出訴訟時如需確定有關人士的身分,便可能會有困難。
若要取得所需的受保護資料,索償人可能需要(透過律師)進行額外的步驟及支付額外費用,藉以向法院申請披露有關資料的命令,例如銀行信託令(Norwich Pharmacal命令)甚至Anton Piller命令(第三方披露令)。申請人向法院申請頒令時負有舉證責任,而涉及的額外成本及法庭時間或會導致客戶承擔不合理的高昂費用,最終無法達致公義。
執法部門
新制度亦可能窒礙執法人員調查金融罪行,例如網絡詐騙、洗錢、避債等,因為疑犯的所在地會變得更難以確定。在無法於公司註冊處查閱個人資料的情況下,實在令人憂慮該方案會否助長貪污、欺詐及其他罪行,以及令董事更容易迴避債權人。
警方等執法人員在進行調查時需要根據相關法例向法院申請手令,以獲取搜查業務紀錄(包括電腦紀錄)等的授權。雖然公職人員是新制度下的指定人士之一,對於他們是否須申請上述手令仍屬疑問,但整個調查過程無可避免地需要在提出披露申請的情況下進行,因此會阻礙公職人員履行職責的效率和效能,亦可能導致一些不法之徒能逃過法網。
建議
為更有效協助律師及其他金融機構的人員繼續為合法目的履行日常職務,我們建議就該方案設立分級查閱制度,並作出以下微調:
- 建立另一份設有查閱限制的登記冊,僅供指定人士查閱:與英國的做法相類似,由公司註冊處建立及備存另一份限制查閱的登記冊,提供董事的通常住址及完整身分識別號碼(即受保護資料)。
- 擴大指定人士的範圍:有權查閱該另一登記冊的指定人士,範圍應擴大至包括律師、外地律師、執業會計師、信託及公司服務供應商的獲授權人,令他們能夠在無須事先取得公司註冊處批准或法庭命令的情況下能夠查閱所有受保護資料。
- 至於公開資料庫:
- 董事地址(通常住址):應維持規定董事提供其通訊地址,以保持公開紀錄的透明度。
- 身分識別號碼:應披露身分識別號碼的更多數字,以盡量減少、甚至消除搜尋結果模糊及誤認的風險。
從上文所見,新制度需要在「保障個人私隱及安全」與「防止公司董事隱藏身分作出欺詐或其他嚴重非法活動」之間取得平衡。
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