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当局拟收紧公众查阅香港公司董事资料的范围——潜在问题及建议

2021-07-29

简介

在新型冠状病毒疫情下,全球各地均大幅增加科技在日常生活中的应用。随着我们的生活日趋数码化,个人资料私隐的问题,例如起底、资料泄漏、无意/未经授权的个人资料使用等情况,亦成为更急需处理的问题。

政府早前开始检讨公司登记册(「登记册」)所载的个人资料(例如董事的地址)是否应备存于登记册内。财经事务及库务局连同公司注册处于2021329日向立法会提交文件(「该方案」),建议实施现行《公司条例》于2012年订立时已包括的新查阅制度(「新制度」)。

當局擬收緊公眾查閱香港公司董事資料的範圍——潛在問題及建議


公众查阅的理据

公司具有独立于董事的「独立法人身分」,在这个基本的法律概念下,董事的个人责任是有限的。但董事享有这项保障的同时,亦受制于「揭穿公司面纱」这个法律原则,以防止有人利用有限公司来进行诈骗,获取不法利益。

因此,设立公众查阅制度的重要性在于它令公众能够就可疑的公司交易找到幕后董事的关键资料(例如住址、身分证号码)。公开这些资料,亦能为与公司交易的人士以及可能因「独立法人身分」原则被滥用而受到不利影响的人士,提供恰当的法律追索权。


《公司条例》下的公众查阅及其对商界和法律业界的重要性

《公司条例》第45条订明了当局容许公众查阅文件的目的,例如为确定公司的董事或其他高级人员的详情。登记册中供公众查阅的个人资料包括注册公司的董事的通常住址及完整身分识别号码(「身分识别号码」)。法律从业员及执法人员一直运用取自登记册的这些个人资料以作不同用途,例如进行商业尽职审查、提出法律申索,以及(最重要的)就网络诈骗提出诉讼。

进行商业尽职审查

律师事务所以及许多其他机构不时需要为客户进行尽职审查。在商业买卖中,交易前往往需要搜寻公司注册处的数据库,以进行详尽的法律尽职审查及报告,对相关交易方进行背景查核,并搜寻和核实有关公司的要员和董事的纪录和身分。数据库内的资料亦时常用于追踪交易方之间及公司之间的拥有权架构。会计师事务所、银行及金融机构亦同样倚赖公司注册处的数据库来进行「认识你的客户」审查或合规及打击洗钱工作。

提出法律申索

在其他诉讼程序中,例如控告网络骗徒或追讨债务程序,律师亦往往需要取得及使用登记册内的周年申报表及其他文件,以寻找有关人士及公司的地址,及送达起诉文件及后续的法律文件。在涉及小股东及劳资纠纷的案件中,律师亦需使用公司注册处的数据库来正确识别被告人,才能送达文件及进行申索。


新查阅制度

根据《公司条例》第2部分第7分部,新制度将会限制公众可查阅的公司董事资料范围,及限制公众仅可严格为登记册的合法目的而查阅资料。新制度全面实施后,将会分阶段提供以下保障:

  1. 登记册只会提供董事及公司秘书的通讯地址及部分身分识别号码,供公众查阅。
  2. 通常住址及完整身分识别号码(「受保护资料」)仅供资料当事人、获资料当事人授权的人士、公司成员、公职人员或公共机构等(「指定人士」)申请查阅。法院在认为必要或合宜的情况下可颁令准许披露上述资料。
  3. 在新制度开始前已向公司注册处存档的文件中所载的受保护资料,其资料当事人可向公司注册处申请不提供予公众查阅。
  4. 公司可以不提供受保护资料予公众查阅。


其他司法管辖区的做法如何?

当局建议的新制度与英国公司注册处采用的制度类似。在英国,公众只能查阅董事的通讯地址(即送达地址),而通常住址则载于另一个设有查阅限制的登记册,其他个人资料(包括身分识别号码)亦无法在英国公司登记册查阅。

在澳洲及新加坡,董事可在公开资料中提供替代地址而非通常住址供公众查阅。


对法律业界的影响

现时,公众可在公司注册处的数据库查阅董事的完整身分识别号码及通常住址。然而,新制度仅容许公众查阅董事身分识别号码的部分数字及通讯地址。新制度实施后,将对企业法律顾问、律师以及执法人员的工作造成重大障碍。

企业法律顾问和律师

由于公众将无法查阅董事的完整身分识别号码,姓名相似的董事可能被误认。此外,虽然董事提供的通讯地址可用来送达文件,但假如法庭文件无法按通讯地址送达给董事,公司注册处只会在法院颁令的情况下才披露有关董事的通常住址。因此,企业法律顾问及/或律师在进行商业尽职审查及提出诉讼时如需确定有关人士的身分,便可能会有困难。

若要取得所需的受保护资料,索偿人可能需要(透过律师)进行额外的步骤及支付额外费用,藉以向法院申请披露有关资料的命令,例如银行信托令(Norwich Pharmacal命令)甚至Anton Piller命令(第三方披露令)。申请人向法院申请颁令时负有举证责任,而涉及的额外成本及法庭时间或会导致客户承担不合理的高昂费用,最终无法达致公义。

执法部门

新制度亦可能窒碍执法人员调查金融罪行,例如网络诈骗、洗钱、避债等,因为疑犯的所在地会变得更难以确定。在无法于公司注册处查阅个人资料的情况下,实在令人忧虑该方案会否助长贪污、欺诈及其他罪行,以及令董事更容易回避债权人。

警方等执法人员在进行调查时需要根据相关法例向法院申请手令,以获取搜查业务纪录(包括电脑纪录)等的授权。虽然公职人员是新制度下的指定人士之一,对于他们是否须申请上述手令仍属疑问,但整个调查过程无可避免地需要在提出披露申请的情况下进行,因此会阻碍公职人员履行职责的效率和效能,亦可能导致一些不法之徒能逃过法网。


建议

为更有效协助律师及其他金融机构的人员继续为合法目的履行日常职务,我们建议就该方案设立分级查阅制度,并作出以下微调:

  1. 建立另一份设有查阅限制的登记册,仅供指定人士查阅:与英国的做法相类似,由公司注册处建立及备存另一份限制查阅的登记册,提供董事的通常住址及完整身分识别号码(即受保护资料)。
  2. 扩大指定人士的范围:有权查阅该另一登记册的指定人士,范围应扩大至包括律师、外地律师、执业会计师、信托及公司服务供应商的获授权人,令他们能够在无须事先取得公司注册处批准或法庭命令的情况下能够查阅所有受保护资料。
  3. 至于公开资料库:
    1. 董事地址(通常住址):应维持规定董事提供其通讯地址,以保持公开纪录的透明度。
    2. 身分识别号码:应披露身分识别号码的更多数字,以尽量减少、甚至消除搜寻结果模糊及误认的风险。 

从上文所见,新制度需要在「保障个人私隐及安全」与「防止公司董事隐藏身分作出欺诈或其他严重非法活动」之间取得平衡。

 

如有查询,欢迎与我们联络:

E: employment@onc.hk                       T: (852) 2810 1212

W: www.onc.hk                                      F: (852) 2804 6311

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注意:以上内容涉及十分专门和复杂的法律知识及法律程序。本篇文章仅是对有关题目的一般概述,只供参考,不能构成任何个别个案的法律意见。如需进一步的法律咨询或协助,请联络我们的律师。
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