簡介

個人資料私隱專員（「私隱專員」）最近發表了調查報告，交代選舉事務處在2017年行政長官選舉翌日發現載有約1,200名選舉委員會委員（「選委」）及約378萬名地方選區選民（「選民」）個人資料的兩部手提電腦遺失事件。

本文將討論私隱專員的調查結果，以及應採取甚麼預防措施以免再次出現類似選舉事務處的錯誤。

手提電腦

事件涉及兩部手提電腦。第一部手提電腦只載有選委的姓名，第二部手提電腦除儲存可供公眾於正式選民登記冊查閱的全體選民姓名、地址外，還載有全體選民的香港身份證號碼。所有該等資料已經過多重加密保護，極難破解。選舉事務處在發現遺失手提電腦後，口頭通知私隱專員公署，並遞交「資料外洩事故通報表格」。私隱專員於是根據《個人資料（私隱）條例》（香港法例第486章）（「該條例」）第38條展開調查。

與本案有關的是該條例所訂明的保障資料第4(1) 項原則：

「須採取所有切實可行的步驟，以確保由資料使用者 [即選舉事務處] 持有的個人資料……受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、……喪失或使用所影響，尤其須考慮 ——

• 該資料的種類及如該等事情發生便能做成的損害；
• 儲存該資料的地點；
• 儲存該資料的設備所包含（不論是藉自動化方法或其他方法）的保安措施；
• 為確保能查閱該資料的人的良好操守、審慎態度及辦事能力而採取的措施；及
• 為確保在保安良好的情況下傳送該資料而採取的措施。 」

由於私隱專員須考慮保障資料第4(1) 項原則下的五個事實元素，調查過程中查明事實的工作非常龐大。

調查結果

第一部手提電腦

關於第一部手提電腦，私隱專員認為，由於只載有選委的姓名，屬公開資料，加上姓名本身不屬敏感的個人資料，即使遺失而令選委的姓名外洩，為選委造成損害的機會不大。保安措施（即以密碼保護資料及將第一部電腦存放在已上鎖的房間內）尚屬足夠。私隱專員亦認為，將選委姓名下載以記錄補發名牌的做法可以接受。

在此情況下，私隱專員認為選舉事務處沒有因遺失第一部手提電腦而違反該條例下的保障資料第4(1) 項原則。

第二部手提電腦

第二部手提電腦載有不作公開查閱兼屬敏感個人資料的所有選民香港身份證號碼。如不法之徒獲得該等資料，選民將遭受嚴重損害。基於以下原因，私隱專員認為選舉事務處違反了該條例下的保障資料第4(1) 項原則：

• 選舉事務處在只有1,194名選委有資格投票的行政長官選舉中帶備全體選民的資料，並不符合比例，平衡失據；
• 選舉事務處並沒有就使用手提電腦儲存選民的個人資料及須採用何種保護措施列明清晰的政策或內部指引；及
• 選舉事務處所採取的保安措施與資料的敏感程度和資料洩露可能引致的損害，平衡失據。

公署向選舉事務處送達執行通知，指令選舉事務處：(i) 禁止為行政長官選舉活動下載或使用地方選區選民的個人資料（姓名及地址除外）以作查詢之用；(ii) 就此項指令定期向有關員工發出通告；(iii) 制訂處理個人資料的內部指引；及 (iv) 實施有效的措施，確保職員遵從上述政策及指引。

你是其中一名個人資料失竊的選民嗎？

假如你是其中一名個人資料存放在第二部手提電腦中的選民，並因選舉事務處違規而遭受損害，你可倚賴該條例第66(1) 條向選舉事務處索償。不過，選舉事務處可能會倚賴該條例第66(3) 條下的免責辯護，即選舉事務處已採取在所有情況下屬合理所需的謹慎措施，以避免有關的違反規定事項發生。

你需要攜帶公司的手提電腦外出嗎？

我們都知道必須保護個人手提電腦的安全，否則我們的個人資料很容易會外洩給未經授權人士。基本的保安措施包括為手提電腦設置開機密碼、將資料加密，以及切勿任由手提電腦無人看管。然而，如果你經常攜帶公司的手提電腦外出，需要的可能不僅僅是這些基本措施。例如，公司的手提電腦可能載有客戶資料，因此應加強技術保安措施。基於私隱專員向選舉事務處提出的建議，為遵守該條例的保障資料第4(1) 項原則，我們建議在合理可行的情況下採取以下措施：

• 加密：手提電腦應設置多重加密層保護，而最強的一重加密層應符合行業標準；
• 密碼：每次因輸入密碼錯誤而登入失敗時，保護層應延遲登入時間，從而增加解密難度。查閱客戶資料還應採用雙重認證；及
• 內部做法：如果職員之間共用密碼來查閱客戶資料，應使用加密電郵傳閱該等密碼。還應向職員提供全面的指引，要求他們採用可靠的方式傳送密碼。

儘管法例沒有規定資料使用者必須向私隱專員或資料當事人通報資料外洩事件，但萬一發生外洩，資料使用者應考慮及時通報，這樣不僅可減少潛在損害，亦有助日後改善保安系統。

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