简介

个人资料私隐专员（「私隐专员」）最近发表了调查报告，交代选举事务处在2017年行政长官选举翌日发现载有约1,200名选举委员会委员（「选委」）及约378万名地方选区选民（「选民」）个人资料的两部手提电脑遗失事件。

本文将讨论私隐专员的调查结果，以及应采取甚么预防措施以免再次出现类似选举事务处的错误。

手提电脑

事件涉及两部手提电脑。第一部手提电脑只载有选委的姓名，第二部手提电脑除储存可供公众于正式选民登记册查阅的全体选民姓名、地址外，还载有全体选民的香港身份证号码。所有该等资料已经过多重加密保护，极难破解。选举事务处在发现遗失手提电脑后，口头通知私隐专员公署，并递交「资料外泄事故通报表格」。私隐专员于是根据《个人资料（私隐）条例》（香港法例第486章）（「该条例」）第38条展开调查。

与本案有关的是该条例所订明的保障资料第4(1) 项原则：

「须采取所有切实可行的步骤，以确保由资料使用者 [即选举事务处] 持有的个人资料……受保障而不受未获准许的或意外的查阅、……丧失或使用所影响，尤其须考虑 ——

• 该资料的种类及如该等事情发生便能做成的损害；
• 储存该资料的地点；
• 储存该资料的设备所包含（不论是藉自动化方法或其他方法）的保安措施；
• 为确保能查阅该资料的人的良好操守、审慎态度及办事能力而采取的措施；及
• 为确保在保安良好的情况下传送该资料而采取的措施。 」

由于私隐专员须考虑保障资料第4(1) 项原则下的五个事实元素，调查过程中查明事实的工作非常庞大。

调查结果

第一部手提电脑

关于第一部手提电脑，私隐专员认为，由于只载有选委的姓名，属公开资料，加上姓名本身不属敏感的个人资料，即使遗失而令选委的姓名外泄，为选委造成损害的机会不大。保安措施（即以密码保护资料及将第一部电脑存放在已上锁的房间内）尚属足够。私隐专员亦认为，将选委姓名下载以记录补发名牌的做法可以接受。

在此情况下，私隐专员认为选举事务处没有因遗失第一部手提电脑而违反该条例下的保障资料第4(1) 项原则。

第二部手提电脑

第二部手提电脑载有不作公开查阅兼属敏感个人资料的所有选民香港身份证号码。如不法之徒获得该等资料，选民将遭受严重损害。基于以下原因，私隐专员认为选举事务处违反了该条例下的保障资料第4(1) 项原则：

• 选举事务处在只有1,194名选委有资格投票的行政长官选举中带备全体选民的资料，并不符合比例，平衡失据；
• 选举事务处并没有就使用手提电脑储存选民的个人资料及须采用何种保护措施列明清晰的政策或内部指引；及
• 选举事务处所采取的保安措施与资料的敏感程度和资料泄露可能引致的损害，平衡失据。

公署向选举事务处送达执行通知，指令选举事务处：(i) 禁止为行政长官选举活动下载或使用地方选区选民的个人资料（姓名及地址除外）以作查询之用；(ii) 就此项指令定期向有关员工发出通告；(iii) 制订处理个人资料的内部指引；及 (iv) 实施有效的措施，确保职员遵从上述政策及指引。

你是其中一名个人资料失窃的选民吗？

假如你是其中一名个人资料存放在第二部手提电脑中的选民，并因选举事务处违规而遭受损害，你可倚赖该条例第66(1) 条向选举事务处索偿。不过，选举事务处可能会倚赖该条例第66(3) 条下的免责辩护，即选举事务处已采取在所有情况下属合理所需的谨慎措施，以避免有关的违反规定事项发生。

你需要携带公司的手提电脑外出吗？

我们都知道必须保护个人手提电脑的安全，否则我们的个人资料很容易会外泄给未经授权人士。基本的保安措施包括为手提电脑设置开机密码、将资料加密，以及切勿任由手提电脑无人看管。然而，如果你经常携带公司的手提电脑外出，需要的可能不仅仅是这些基本措施。例如，公司的手提电脑可能载有客户资料，因此应加强技术保安措施。基于私隐专员向选举事务处提出的建议，为遵守该条例的保障资料第4(1) 项原则，我们建议在合理可行的情况下采取以下措施：

• 加密：手提电脑应设置多重加密层保护，而最强的一重加密层应符合行业标准；
• 密码：每次因输入密码错误而登入失败时，保护层应延迟登入时间，从而增加解密难度。查阅客户资料还应采用双重认证；及
• 内部做法：如果职员之间共用密码来查阅客户资料，应使用加密电邮传阅该等密码。还应向职员提供全面的指引，要求他们采用可靠的方式传送密码。

尽管法例没有规定资料使用者必须向私隐专员或资料当事人通报资料外泄事件，但万一发生外泄，资料使用者应考虑及时通报，这样不仅可减少潜在损害，亦有助日后改善保安系统。

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