僱主有充份理由在工作地點監察僱員，但要非常小心處理在監察僱員時所收集的僱員個人資料、其用途、保安及保留等事宜，因為這些資料是受《個人資料（私隱）條例》保護的。

監察僱員的方法

不少僱主會向僱員提供電腦、電話及其他種類的設備，以執行職務。僱主可能因為就僱員的工作時間和設備付了薪金及其他款項，而認為自己有監察僱員的絕對權力。有些僱主會使用不同方法監察僱員，例如取得僱員的指紋用作值勤紀錄，查閱僱員用公司電腦收發的電郵，翻查僱員用公司電腦瀏覽網頁的紀錄，將僱員用公司手提電話進行的通話錄音，或索取僱員用公司手提電話通話的紀錄等等。有些僱主更會在工作地點安裝閉路電視，以「觀察」僱員的活動。

監察僱員的理據

僱主可能有必要以不同方式監察僱員，以確保僱員提供的貨品及服務質素符合公司標準，遇有顧客投訴僱員，僱主可能需要相關的紀錄來解決爭議、為公司辯護或防止類似投訴再發生。某些行業的監管機構規定僱員與顧客的電話對話必須錄音（例如金融機構提供的電話股票買賣服務），而銀行及珠寶店為保障僱員安全，更必須安裝閉路電視。

僱員個人資料的收集及處理

根據《個人資料（私隱）條例》（《私隱條例》），「個人資料」是指符合以下說明的任何資料：「直接或間接與一名在世的個人有關的；從該資料直接或間接地確定有關的個人的身分是切實可行的；及該資料的存在形式令予以查閱及處理均是切實可行的。­」根據上述定義，僱員的指紋、電郵地址、電話號碼及照片均被視為個人資料，因此僱主在監察僱員時可能已構成收集僱員的個人資料，而要遵守《私隱條例》在僱員個人資料的收集、用途、準確性、保留及保安方面的規定。

僱主應以公平的方式取得僱員的個人資料。僱員應獲告知收集其個人資料的原因、理據、目的和用途。僱主亦應通知僱員，他們的個人資料可能傳送到甚麼類別的人士。僱主在安裝會收集僱員個人資料的監察裝置前，應取得僱員同意。

僱主亦須確保所收集的個人資料就收集的目的而言不超乎適度，確保所收集的個人資料的保安，及確保個人資料的保留時間不超過為貫徹收集該資料的目的所需的時間。

僱員亦有權就其收集的資料向僱主查詢及索取該等資料。

最合適監察僱員的方法是甚麼？

個人資料私隱專員公署發出了多份指引，以協助僱主決定最適合的監察僱員措施。這些指引包括《僱主監察僱員工作活動須知》、《收集指紋資料指引》及《家傭僱主應注意的事項》。

根據這些指引，僱主在選擇監察僱員的方法時，應考慮以下三個因素：

1.          風險評估：該涉及收集僱員個人資料的監察方法是否必要，及是否可在保障公司利益與保護僱員私隱之間取得平衡？

2.          替代選擇：有沒有其他侵犯私隱程度較低的方法，可達到相同的監察僱員目的？

3.          盡責管理：僱主應與僱員溝通，解釋採用有關僱員監察方法的原因，並在實施前取得僱員同意。

僱員個人資料的管理

私隱專員公署的指引亦建議，僱主在管理僱員的個人資料時應考慮以下三方面：

1.          清晰政策：僱主應就監察僱員及僱員私隱問題制定清晰的政策。政策須訂明監察僱員措施的目的、僱主在採用不同方法監察僱員時的權利、列舉違禁行為的例子，及違反有關政策的後果。

2.          政策傳達：僱主應諮詢僱員及與僱員溝通，定期安排培訓及檢討政策，以配合工作環境的轉變。

3.          妥善存用：僱主應確保在監察僱員時收集的僱員個人資料的保安，僅使用該等資料作指定及相關用途。僱員有權查閱被僱主收集的個人資料。

總結

鑒於《私隱條例》就在世人士之個人資料的規定，僱主在實施任何必然涉及收集僱員個人資料的監察措施前，應考慮上述各項因素及與僱員溝通。與僱員保持有效溝通，是建立及維持和諧工作環境的重要因素，長遠亦有助公司業務的增長及發展。