背景

《2012年個人資料（私隱）（修訂）條例》（《修訂條例》）就直接促銷活動制定的新規定，已於2013年4月1日生效。下文概述的主要條文乃關乎使用及移轉個人資料作直接促銷用途，將對香港常用的直接促銷方法帶來改變。

甚麼是「直接促銷」？

根據《修訂條例》的定義，「直接促銷」是指「透過郵件、圖文傳真、電子郵件或其他形式的傳訊向指名特定人士送交資訊或貨品，或透過以特定人士為致電對象的電話通話，要約提供貨品、設施或服務，或為該等貨品、設施或服務可予提供而進行廣告宣傳，或為慈善、文化、公益、康體、政治或其他目的索求捐贈或貢獻。」

新規定：通知及同意

若資料使用者（例如一間公司）擬使用資料當事人的個人資料（例如姓名及電郵地址）進行直接促銷，則必須向資料當事人提供若干訂明資訊並取得對方同意，方可使用有關個人資料作上述用途。因此，最好的做法是在收集個人資料之時或之前，給予資料當事人書面通知。

訂明資訊包括：

1.          資料使用者擬使用個人資料（或提供個人資料予另一公司）作直接促銷；

2.          除非已得到資料當事人同意將其個人資料使用或提供作擬定用途，否則資料使用者不得使用或提供該等個人資料；

3.          擬使用或提供的個人資料的種類；

4.          擬使用的個人資料所涉及的促銷標的類別（例如化妝品）；

5.          將獲提供個人資料以進行直接促銷的人士的類別（如適用）；及

6.          資料當事人可免費傳達同意的回應途徑（例如指定電郵地址、熱線電話或郵寄地址）。

怎樣才算「同意」？

根據《修訂條例》，「同意」包括表示不反對個人資料的使用或提供。資料當事人必須明確地表示不反對其個人資料被使用及／或提供予他人作直接促銷。因此，資料當事人沒有回應，不能被推斷為「同意」。

若資料使用者擬為其本身的直接促銷而使用有關個人資料，只需取得資料當事人的口頭同意，並於14日內取得資料當事人的書面確認，便已足夠。但若資料使用者擬向其他人士或公司提供個人資料，則必須取得資料當事人的書面同意。

拒絕權

首次使用個人資料作直接促銷時，資料使用者必須通知資料當事人，資料當事人有權免費要求資料使用者停止使用其個人資料作直接促銷，並可隨時行使此項權利。如果資料當事人行使此項拒絕權，資料使用者必須遵循其要求。

豁免先前已有的資料

要求資料使用者通知並取得資料當事人同意使用其個人資料用作直接促銷的規定，不適用於資料使用者在2013年4月1日前已控制、並符合以下所有條件的個人資料：

1.          資料當事人已獲資料使用者明確地通知，個人資料是用作或擬用作關於某產品及／或服務類別的直接促銷；

2.          資料使用者已曾就該產品及／或服務類別如此使用資料；

3.          資料當事人並未要求資料使用者停止使用任何資料；及

4.          資料使用者在使用資料時並無違反《個人資料（私隱）條例》的任何規定。

其他豁免情況

關於使用個人資料作直接促銷的規定，不適用於「要約提供以下服務或就以下服務可予提供而進行廣告宣傳：由社會福利署營辦、資助或津貼的社會服務；由醫院管理局或衛生署提供的醫護服務；或如不提供便相當可能會對任何個人的身體或精神健康造成嚴重損害的任何其他社會或醫護服務」。

不遵守規定

不遵守《修訂條例》關於直接促銷規定的資料使用者，即屬犯罪。例如，資料使用者如在未有通知及取得同意下使用個人資料作直接促銷，一經定罪可被判處罰款港幣50萬元及監禁3年。為了得益而在不遵守通知及取得同意規定的情況下提供個人資料，可被判處罰款港幣100萬元及監禁5年。

總結

隨著《修訂條例》關於直接促銷的新規定生效，資料使用者應檢視其個人資料收集聲明及資料私隱政策，檢討收集、使用及移轉個人資料的程序，並就有關行動保存妥善紀錄，以確保符合新法例的規定。