個人資料私隱專員公署（「公署」）早前裁定，國泰航空有限公司（「國泰」）以紀律處分甚至解僱作為威脅，要求經常缺勤的僱員同意向國泰提供病歷，是「不公平」的做法。高等法院原訟法庭推翻了上述裁決，並將案件發還公署重新考慮。

背景

國泰為履行責任，確保所有機艙服務員在執勤時身體狀況適宜飛行，逐於2005年11月推出一項計劃，要求經常缺勤的機艙服務員同意向公司提供病歷（「該計劃」）。該計劃的目的是了解僱員長期或經常生病的原因，並考慮有關僱員是否能應付工作需要，執行全職飛行職務。國泰曾在多份關於該計劃的文件中通知機艙服務員，若不同意提供病歷，便有可能受到紀律處分甚至被解僱。僱員向公署投訴，指國泰違反《個人資料（私隱）條例》（香港法例第486章）（「私隱條例」）。公署及行政上訴委員會（即國泰就公署的裁決提出上訴的審理部門）均認為，國泰要求機艙服務員提供病歷雖屬合法，亦未超出適當的程度，但國泰收集個人資料的方式卻未有給予機艙服務員選擇同意與否的自由，故並不公平。國泰逐提出司法覆核，希望推翻公署及行政上訴委員會的裁決。

收集個人資料的目的及方式

根據《私隱條例》第4條，資料使用者（例如僱主）在收集及使用僱員的個人資料時，必須符合「保障資料原則」。這些原則包括：

第1原則的第 (1) 點：除非：

(a)         個人資料是為了直接與將會使用該等資料的資料使用者的職能或活動有關的合法目的而收集；

(b)        ...... 資料的收集對該目的是必需的或直接與該目的有關的；及

(c)         就該目的而言，資料屬足夠但不超乎適度，

否則不得收集資

第1原則的第 (2) 點：個人資料須以：(a) 合法；及 (b) 在有關個案的所有情況下屬公平，的方法收集。

原訟法庭裁定公署的理據並不正確。公署認為，資料當事人必須有「完全的自由」（即毫無潛在不利後果的自由）去選擇是否同意提供病歷，而假如這種「完全的自由」在任何方面受損，收集個人資料即屬不公平。原訟法庭指出，保障資料原則認同在某些情況下，強制披露資料可能是適當的（《私隱條例》附表第 (3) 點）。如果提供資料是必須的，資料當事人則必須獲告知拒絕提供資料的後果。在本案中，國泰只是遵照《私隱條例》的規定，告訴機艙服務員不披露病歷可能面對的後果，這個做法本身不應被視為威嚇或施加不當影響。國泰的紀律程序不但保障公司的利益，亦確保機艙服務員的工作不會在未經充分及公平調查的情況下受到損害。因此，國泰收集個人資料的方式不能說是不公平。

應向資料當事人清楚解釋

資料使用者（例如僱主）必須知道，根據法例，國泰是有責任確保所有機艙服務員的身體狀況適宜執行職務的，因此強制披露員工病歷屬恰當和公平。但僱主不應單憑本案的裁決，便不問情由地收集僱員的病歷，特別是收集僱員個人資料（包括但不限於病歷）的目的必須合法，而收集方式也必須合法和公平。僱主最好向僱員清楚解釋收集資料的方式和用途，解釋時必須注意表達上的細微差異，提出清晰理據，而且措辭適中，以免容易令人感到被威嚇或欺壓。此外，資料當資料當事人亦必須獲提供一切所需資料，以作出知情的選擇。