簡介

2020年8月28日，香港聯合交易所有限公司（「聯交所」）刊發新指引信HKEX-GL108-20（「指引信」），內容有關香港上市發行人公司秘書的經驗及資格規定。該指引信重申公司秘書在支援董事會達致良好企業管治水平方面擔當重要角色，並就發行人委任不符合《聯交所證券上市規則》（《上市規則》）第3.28 條（「第3.28條」）（《聯交所GEM證券上市規則》（《GEM上市規則》）第5.14條）所載資格及經驗規定的公司秘書提供指引。

相關《上市規則》

《主板上市規則》附錄十四（《GEM規則》附錄十五）《企業管治守則》及《企業管治報告》F部列明，公司秘書作為對發行人的日常事務有所認識的僱員，在以下方面擔當重要角色：確保董事會成員之間資訊交流良好；遵循董事會政策及程序；及向董事會提供企業管治事宜方面意見。

第3.28條（《GEM上市規則》第5.14條）規定發行人的公司秘書須具備：

1.      特定的學術或專業資格（「認可資格」）；或

2.      令其被視為足以履行公司秘書職責的有關經驗（「有關經驗」）。

認可資格包括：(i) 香港特許秘書公會會員；(ii) 香港法例第159章《法律執業者條例》所界定的律師或大律師；及 (iii)香港法例第50章《專業會計師條例》所界定的會計師。

聯交所評估有關經驗的準則包括：(i) 公司秘書任職於發行人及其他發行人的年期及其所擔當的角色；(ii) 對《上市規則》以及其他相關法例及規例（包括香港的證券和公司法例及《收購守則》）的熟悉程度；(iii) 除《上市規則》第3.29條（《GEM上市規則》第5.15條）的最低要求（即每個財政年度15小時）外，其是否曾經及／或將會參加相關培訓；及 (iv) 於其他司法權區的專業資格。

指引信的背景

第3.28條旨在確保發行人委任的個別人士符合資格，能夠協助他們遵守《上市規則》及香港相關法律及規例，並達致良好的企業管治水平。然而，發行人（尤其是主要業務活動位於香港境外的發行人）傾向於委任未必具備認可資格或有關經驗但透過擔任相關職位一段時間而熟悉其業務，或對當地法例有特別認識或在該行業有特定經驗的人士擔任公司秘書。

因此，聯交所過去曾豁免發行人嚴格遵守第3.28條，准其在指定期間內委任不具備認可資格或有關經驗的公司秘書（「第3.28條豁免」），條件是擬委任的公司秘書必須獲符合第 3.28 條規定資格或經驗的人士（「合資格人士」）的人士協助。

2019年8月，聯交所刊發一份諮詢文件，建議將授出第3.28條豁免時所考慮的因素編納成規（「該建議」），但遭到市場反對，理由包括該建議會對香港企業管治水平及投資者保障造成負面影響，以及第 3.28 條豁免僅應在特殊情況下才可授出。因此，聯交所沒有落實該建議，並刊發指引信以就第3.28條豁免提供進一步指引。

第3.28條豁免

指引信訂明，聯交所在決定是否授出第3.28條豁免時將會考慮以下因素：

1.      發行人的主營業務是否主要在香港以外地方經營；

2.      發行人能否證明其有必要委任不具有認可資格或有關經驗的人士出任公司秘書；及

3.      董事何以認為有關人士適合擔任發行人的公司秘書。

聯交所如授出第 3.28 條豁免，該豁免將於不超過三年的指定期間（「豁免期」）內適用，條件是：在整個豁免期內，擬委任的公司秘書須獲得合資格人士協助，且合資格人士須獲委任為聯席公司秘書。與刊發指引信前授出的第3.28條豁免相比，聯交所亦已收緊第3.28條豁免附帶的條件，如發行人其後嚴重違反《上市規則》，聯交所可撤銷第3.28條豁免。

聯交所將考慮以下因素，按每宗個案的情況釐定豁免期的長短：(i) 擬委任的公司秘書處理公司秘書事務的經驗以及其相關專業資格及／或學術背景；(ii) 發行人有何措施及系統可利便擬委任的公司秘書履行其公司秘書職務；及 (iii) 發行人在內部監控方面的監管合規及／或重大缺失／弱點。擬委任的公司秘書預期可於豁免期內取得第 3.28 條所需的相關資格或經驗。

在申請第3.28條豁免時，新上市申請人及發行人亦須分別在上市文件及公告（視情況而定）中披露以下資料：(i) 申請第3.28條豁免的理由；(ii) 第3.28條豁免的詳情及條件；及 (iii) 擬委任的公司秘書及合資格人士具備的資格及經驗。

在豁免期結束前，擬委任的公司秘書不會自動獲聯交所視為具備第3.28條下規定的資格。發行人須向聯交所證明其擬委任的公司秘書已於豁免期內在合資格人士協助下取得第3.28條所指的有關經驗，因而無須進一步給予第3.28條豁免。在評估擬委任的公司秘書是否已取得有關經驗以及能夠履行公司秘書職責時，聯交所將考慮以下因素：(i) 豁免期內上市發行人的合規紀錄；及 (ii) 擬委任的公司秘書於豁免期內接受的有關培訓。

總結

儘管指引信清楚列出聯交所是否授出第3.28條豁免所依據的準則，但由於聯交所會按照每宗申請的具體事實及情況評估每宗個案，發行人或有意在聯交所上市的公司在委任不具備認可資格及有關經驗的人士為公司秘書前，應先徵詢專業意見。