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联交所就上市公司公司秘书的资格规定发出新的指引信

2020-10-01

简介


2020828日,香港联合交易所有限公司(「联交所」)刊发新指引信HKEX-GL108-20(「指引信」),内容有关香港上市发行人公司秘书的经验及资格规定。该指引信重申公司秘书在支援董事会达致良好企业管治水平方面担当重要角色,并就发行人委任不符合《联交所证券上市规则》(《上市规则》)第3.28 条(「3.28」)(《联交所GEM证券上市规则》(GEM上市规则》)第5.14条)所载资格及经验规定的公司秘书提供指引。



相关《上市规则》


《主板上市规则》附录十四(《GEM规则》附录十五)《企业管治守则》及《企业管治报告》F部列明,公司秘书作为对发行人的日常事务有所认识的雇员,在以下方面担当重要角色:确保董事会成员之间资讯交流良好;遵循董事会政策及程序;及向董事会提供企业管治事宜方面意见。


3.28条(《GEM上市规则》第5.14条)规定发行人的公司秘书须具备:


1.      特定的学术或专业资格(「认可资格」);或


2.      令其被视为足以履行公司秘书职责的有关经验(「有关经验」)。


认可资格包括:(i) 香港特许秘书公会会员;(ii) 香港法例第159章《法律执业者条例》所界定的律师或大律师;及 (iii) 香港法例第50章《专业会计师条例》所界定的会计师。


联交所评估有关经验的准则包括:(i) 公司秘书任职于发行人及其他发行人的年期及其所担当的角色;(ii) 对《上市规则》以及其他相关法例及规例(包括香港的证券和公司法例及《收购守则》)的熟悉程度;(iii) 除《上市规则》第3.29条(《GEM上市规则》第5.15条)的最低要求(即每个财政年度15小时)外,其是否曾经及/或将会参加相关培训;及 (iv) 于其他司法权区的专业资格。



指引信的背景


3.28条旨在确保发行人委任的个别人士符合资格,能够协助他们遵守《上市规则》及香港相关法律及规例,并达致良好的企业管治水平。然而,发行人(尤其是主要业务活动位于香港境外的发行人)倾向于委任未必具备认可资格或有关经验但透过担任相关职位一段时间而熟悉其业务,或对当地法例有特别认识或在该行业有特定经验的人士担任公司秘书。


因此,联交所过去曾豁免发行人严格遵守第3.28条,准其在指定期间内委任不具备认可资格或有关经验的公司秘书(「3.28条豁免」),条件是拟委任的公司秘书必须获符合第 3.28 条规定资格或经验的人士(「合资格人士」)的人士协助。


2019月,联交所刊发一份咨询文件,建议将授出第3.28条豁免时所考虑的因素编纳成规(「该建议」),但遭到市场反对,理由包括该建议会对香港企业管治水平及投资者保障造成负面影响,以及第 3.28 条豁免仅应在特殊情况下才可授出。因此,联交所没有落实该建议,并刊发指引信以就第3.28条豁免提供进一步指引。



3.28条豁免


指引信订明,联交所在决定是否授出第3.28条豁免时将会考虑以下因素:


1.      发行人的主营业务是否主要在香港以外地方经营;


2.      发行人能否证明其有必要委任不具有认可资格或有关经验的人士出任公司秘书;及


3.      董事何以认为有关人士适合担任发行人的公司秘书。


联交所如授出第 3.28 条豁免,该豁免将于不超过三年的指定期间(「豁免期」)内适用,条件是:在整个豁免期内,拟委任的公司秘书须获得合资格人士协助,且合资格人士须获委任为联席公司秘书。与刊发指引信前授出的第3.28条豁免相比,联交所亦已收紧第3.28条豁免附带的条件,如发行人其后严重违反《上市规则》,联交所可撤销第3.28条豁免。


联交所将考虑以下因素,按每宗个案的情况厘定豁免期的长短:(i) 拟委任的公司秘书处理公司秘书事务的经验以及其相关专业资格及/或学术背景;(ii) 发行人有措施及系统可利便拟委任的公司秘书履行其公司秘书职务;及 (iii) 发行人在内部监控方面的监管合规及/或重大缺失/弱点。拟委任的公司秘书预期可于豁免期内取得第 3.28 条所需的相关资格或经验。


在申请第3.28条豁免时,新上市申请人及发行人亦须分别在上市文件及公告(视情况而定)中披露以下资料:(i) 申请第3.28条豁免的理由;(ii) 3.28条豁免的详情及条件;及 (iii) 拟委任的公司秘书及合资格人士具备的资格及经验。


在豁免期结束前,拟委任的公司秘书不会自动获联交所视为具备第3.28条下规定的资格。发行人须向联交所证明其拟委任的公司秘书已于豁免期内在合资格人士协助下取得第3.28条所指的有关经验,因而无须进一步给予第3.28条豁免。在评估拟委任的公司秘书是否已取得有关经验以及能够履行公司秘书职责时,联交所将考虑以下因素:(i) 豁免期内上市发行人的合规纪录;及 (ii) 拟委任的公司秘书于豁免期内接受的有关培训。



总结


尽管指引信清楚列出联交所是否授出第3.28条豁免所依据的准则,但由于联交所会按照每宗申请的具体事实及情况评估每宗个案,发行人或有意在联交所上市的公司在委任不具备认可资格及有关经验的人士为公司秘书前,应先征询专业意见。



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