雇主有充份理由在工作地点监察雇员，但要非常小心处理在监察雇员时所收集的雇员个人资料、其用途、保安及保留等事宜，因为这些资料是受《个人资料（私隐）条例》保护的。

监察雇员的方法

不少雇主会向雇员提供电脑、电话及其他种类的设备，以执行职务。雇主可能因为就雇员的工作时间和设备付了薪金及其他款项，而认为自己有监察雇员的绝对权力。有些雇主会使用不同方法监察雇员，例如取得雇员的指纹用作值勤纪录，查阅雇员用公司电脑收发的电邮，翻查雇员用公司电脑浏览网页的纪录，将雇员用公司手提电话进行的通话录音，或索取雇员用公司手提电话通话的纪录等等。有些雇主更会在工作地点安装闭路电视，以「观察」雇员的活动。

监察雇员的理据

雇主可能有必要以不同方式监察雇员，以确保雇员提供的货品及服务质素符合公司标准，遇有顾客投诉雇员，雇主可能需要相关的纪录来解决争议、为公司辩护或防止类似投诉再发生。某些行业的监管机构规定雇员与顾客的电话对话必须录音（例如金融机构提供的电话股票买卖服务），而银行及珠宝店为保障雇员安全，更必须安装闭路电视。

雇员个人资料的收集及处理

根据《个人资料（私隐）条例》（《私隐条例》），「个人资料」是指符合以下说明的任何资料：「直接或间接与一名在世的个人有关的；从该资料直接或间接地确定有关的个人的身分是切实可行的；及该资料的存在形式令予以查阅及处理均是切实可行的。­」根据上述定义，雇员的指纹、电邮地址、电话号码及照片均被视为个人资料，因此雇主在监察雇员时可能已构成收集雇员的个人资料，而要遵守《私隐条例》在雇员个人资料的收集、用途、准确性、保留及保安方面的规定。

雇主应以公平的方式取得雇员的个人资料。雇员应获告知收集其个人资料的原因、理据、目的和用途。雇主亦应通知雇员，他们的个人资料可能传送到甚么类别的人士。雇主在安装会收集雇员个人资料的监察装置前，应取得雇员同意。

雇主亦须确保所收集的个人资料就收集的目的而言不超乎适度，确保所收集的个人资料的保安，及确保个人资料的保留时间不超过为贯彻收集该资料的目的所需的时间。

雇员亦有权就其收集的资料向雇主查询及索取该等资料。

最合适监察雇员的方法是甚么？

个人资料私隐专员公署发出了多份指引，以协助雇主决定最适合的监察雇员措施。这些指引包括《雇主监察雇员工作活动须知》、《收集指纹资料指引》及《家佣雇主应注意的事项》。

根据这些指引，雇主在选择监察雇员的方法时，应考虑以下三个因素：

1.          风险评估：该涉及收集雇员个人资料的监察方法是否必要，及是否可在保障公司利益与保护雇员私隐之间取得平衡？

2.          替代选择：有没有其他侵犯私隐程度较低的方法，可达到相同的监察雇员目的？

3.          尽责管理：雇主应与雇员沟通，解释采用有关雇员监察方法的原因，并在实施前取得雇员同意。

雇员个人资料的管理

私隐专员公署的指引亦建议，雇主在管理雇员的个人资料时应考虑以下三方面：

1.          清晰政策：雇主应就监察雇员及雇员私隐问题制定清晰的政策。政策须订明监察雇员措施的目的、雇主在采用不同方法监察雇员时的权利、列举违禁行为的例子，及违反有关政策的后果。

2.          政策传达：雇主应咨询雇员及与雇员沟通，定期安排培训及检讨政策，以配合工作环境的转变。

3.          妥善存用：雇主应确保在监察雇员时收集的雇员个人资料的保安，仅使用该等资料作指定及相关用途。雇员有权查阅被雇主收集的个人资料。

总结

鉴于《私隐条例》就在世人士之个人资料的规定，雇主在实施任何必然涉及收集雇员个人资料的监察措施前，应考虑上述各项因素及与雇员沟通。与雇员保持有效沟通，是建立及维持和谐工作环境的重要因素，长远亦有助公司业务的增长及发展。