背景

《2012年个人资料（私隐）（修订）条例》（《修订条例》）就直接促销活动制定的新规定，已于2013年4月1日生效。下文概述的主要条文乃关乎使用及移转个人资料作直接促销用途，将对香港常用的直接促销方法带来改变。

甚么是「直接促销」？

根据《修订条例》的定义，「直接促销」是指「透过邮件、图文传真、电子邮件或其他形式的传讯向指名特定人士送交资讯或货品，或透过以特定人士为致电对象的电话通话，要约提供货品、设施或服务，或为该等货品、设施或服务可予提供而进行广告宣传，或为慈善、文化、公益、康体、政治或其他目的索求捐赠或贡献。」

新规定：通知及同意

若资料使用者（例如一间公司）拟使用资料当事人的个人资料（例如姓名及电邮地址）进行直接促销，则必须向资料当事人提供若干订明资讯并取得对方同意，方可使用有关个人资料作上述用途。因此，最好的做法是在收集个人资料之时或之前，给予资料当事人书面通知。

订明资讯包括：

1.          资料使用者拟使用个人资料（或提供个人资料予另一公司）作直接促销；

2.          除非已得到资料当事人同意将其个人资料使用或提供作拟定用途，否则资料使用者不得使用或提供该等个人资料；

3.          拟使用或提供的个人资料的种类；

4.          拟使用的个人资料所涉及的促销标的类别（例如化妆品）；

5.          将获提供个人资料以进行直接促销的人士的类别（如适用）；及

6.          资料当事人可免费传达同意的回应途径（例如指定电邮地址、热线电话或邮寄地址）。

怎样才算「同意」？

根据《修订条例》，「同意」包括表示不反对个人资料的使用或提供。资料当事人必须明确地表示不反对其个人资料被使用及／或提供予他人作直接促销。因此，资料当事人没有回应，不能被推断为「同意」。

若资料使用者拟为其本身的直接促销而使用有关个人资料，只需取得资料当事人的口头同意，并于14日内取得资料当事人的书面确认，便已足够。但若资料使用者拟向其他人士或公司提供个人资料，则必须取得资料当事人的书面同意。

拒绝权

首次使用个人资料作直接促销时，资料使用者必须通知资料当事人，资料当事人有权免费要求资料使用者停止使用其个人资料作直接促销，并可随时行使此项权利。如果资料当事人行使此项拒绝权，资料使用者必须遵循其要求。

豁免先前已有的资料

要求资料使用者通知并取得资料当事人同意使用其个人资料用作直接促销的规定，不适用于资料使用者在2013年4月1日前已控制、并符合以下所有条件的个人资料：

1.          资料当事人已获资料使用者明确地通知，个人资料是用作或拟用作关于某产品及／或服务类别的直接促销；

2.          资料使用者已曾就该产品及／或服务类别如此使用资料；

3.          资料当事人并未要求资料使用者停止使用任何资料；及

4.          资料使用者在使用资料时并无违反《个人资料（私隐）条例》的任何规定。

其他豁免情况

关于使用个人资料作直接促销的规定，不适用于「要约提供以下服务或就以下服务可予提供而进行广告宣传：由社会福利署营办、资助或津贴的社会服务；由医院管理局或卫生署提供的医护服务；或如不提供便相当可能会对任何个人的身体或精神健康造成严重损害的任何其他社会或医护服务」。

不遵守规定

不遵守《修订条例》关于直接促销规定的资料使用者，即属犯罪。例如，资料使用者如在未有通知及取得同意下使用个人资料作直接促销，一经定罪可被判处罚款港币50万元及监禁3年。为了得益而在不遵守通知及取得同意规定的情况下提供个人资料，可被判处罚款港币100万元及监禁5年。

总结

随着《修订条例》关于直接促销的新规定生效，资料使用者应检视其个人资料收集声明及资料私隐政策，检讨收集、使用及移转个人资料的程序，并就有关行动保存妥善纪录，以确保符合新法例的规定。